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Projektstatusbericht erstellen: Vorlage für laufende Handwerksaufträge

Ein Projektstatusbericht hält fest, wo ein laufender Auftrag gerade steht. Er zeigt erledigte Arbeiten und offene Punkte; bei einer Verzögerung gehört auch dazu, welche Termine betroffen sind.

Für einen kleinen Handwerksbetrieb wird die Übersicht vor allem dann brauchbar, wenn aus einem offenen Punkt eine nächste Aufgabe wird. Bei „Material fehlt“ bleibt noch unklar, wer sich darum kümmert. Mit einer zuständigen Person und einem Termin lässt sich die Klärung im nächsten Bericht wieder aufgreifen. ^[b]

Die folgende Vorlage ist für einen einzelnen Handwerksauftrag gedacht. Sie lässt sich in einem Textdokument oder einer Tabelle führen. Ein vollständig fiktiver Badsanierungsfall zeigt, wie sich ein bestätigter Plan von einer bedingten Terminprognose unterscheidet. Auch Arbeiten mit ausstehender Prüfung bleiben darin sichtbar. ^[a]

Was in den Statusbericht gehört

Der Bericht zeigt den Stand zu einem bestimmten Zeitpunkt, dem Stichtag. Erledigte und offene Arbeiten stehen deshalb nebeneinander. Gefährdete Termine brauchen eine Erklärung, damit der Leser die Auswirkungen auf den weiteren Ablauf einordnen kann. Diese Verbindung von Stand und Problemen findet sich ebenso in der Projektberichterstattung der Europäischen Kommission. ^[1] Für die kurze Vorlage hier gehören zu jedem offenen Punkt außerdem die nächste Handlung, eine zuständige Person und ein Termin. ^[b]

Der Unterschied lässt sich an einer fehlenden Lieferung erklären. „Material fehlt“ beschreibt zunächst das Hindernis. „Auftragsverantwortliche holt bis Dienstag, 12:00 Uhr, die Lieferbestätigung ein; Fliesenbeginn ist davon abhängig“ verbindet es mit einer konkreten Klärung. Der Bericht hält beim nächsten Update fest, ob diese Auskunft inzwischen vorliegt. ^[a]

Auch die Empfänger bestimmen mit, wie ausführlich der Bericht sein soll. Das Team braucht die Voraussetzungen für die nächste Arbeit. Für den Auftraggeber stehen der Stand und mögliche Terminfolgen im Vordergrund, dazu die Entscheidungen, für die seine Rückmeldung fehlt. PM² empfiehlt, Projektinformationen passend zum jeweiligen Empfänger und zum benötigten Zeitpunkt weiterzugeben. ^[1] Für Ihren Bericht lässt sich vorab festhalten, wer ihn aktualisiert und welche Angaben die einzelnen Empfänger für den Auftrag benötigen. ^[b]

Vorlage für Ihren Projektstatusbericht

Die eckigen Klammern markieren die auszufüllenden Angaben. Der Kopf ordnet den Bericht einem Auftrag und einer Version zu. Darunter erhält jede vereinbarte Aufgabe eine eigene Zeile. So bleibt Platz für ihren Stand und die Unterlage, auf die sich die Angabe stützt. Den folgenden Block können Sie als Arbeitsvorlage kopieren. ^[b]

PROJEKTSTATUSBERICHT

Aufgabenübersicht zum Stichtag

Erledigt im Berichtszeitraum: [Arbeit, tatsächliches Datum und passender Nachweis]. Bereits früher erledigte Arbeiten bleiben in der Aufgabenübersicht sichtbar, zählen aber nicht als neue Ergebnisse dieses Zeitraums.

Verzögerungen und Auswirkungen: [Was ist eingetreten? Seit wann? Welcher Folgeschritt oder Meilenstein ist betroffen? Welche Maßnahme ist vorgesehen?]

Offene Entscheidungen: [Frage; zuständige Person; Rückmeldung benötigt bis; Folge bei ausbleibender Antwort].

Unbestätigte Annahmen und Unbekanntes: [Bedingte Prognose; fehlende Information; wer klärt sie bis wann?].

Änderungen am Leistungsumfang: [Wunsch; angefragt/bestätigt/abgelehnt; Datum und Beleg der Entscheidung; Auswirkung auf Aufgaben und Termine].

Aufgabenstand: [Anzahl erledigt] von [Anzahl vereinbarter Aufgaben laut Planversion]. Diese Zählung beschreibt Aufgaben, nicht den körperlichen Baufortschritt.

Fünf Begriffe für den Aufgabenstand

Ein Status bezeichnet hier den aktuellen Stand einer Aufgabe. Damit „Erledigt“ in der nächsten Ausgabe dasselbe bedeutet wie heute, gelten für diese Vorlage feste Begriffe. Es sind die Arbeitsregeln dieses Musters. ^[b]

Eine Verzögerung steht zusätzlich zum Aufgabenstatus im Bericht. Eine Arbeit kann weiterlaufen und trotzdem später fertig werden als geplant. „In Arbeit“ allein erklärt diese Terminfolge noch nicht. Bei einem Änderungswunsch bleibt außerdem sichtbar, ob er nur angefragt oder bereits bestätigt ist. ^[b]

„Erledigt“ meint in dieser Übersicht den intern geprüften, abgegrenzten Arbeitsschritt. Eine vereinbarte Übergabe oder Abnahme bekommt eine eigene Dokumentation, ebenso die Bestätigung einer Änderung. Die interne Auftragsform ordnet den bestätigten Umfang und offene Änderungswünsche zu. Im Statusbericht genügt der Bezug auf diese Entscheidung; die laufende Meldung übernimmt ihre Funktion nicht. ^[b]

Fiktives Beispiel: Badsanierung MUSTER-BAD-026

Alle Angaben, Rollen und Nachweise in diesem Beispiel sind fiktiv. Es handelt sich um keinen realen Kundenauftrag. Die Termine zeigen nur, wie Sie Plan, Ist und Prognose unterscheiden; sie sind keine Vorgabe für die technische Ausführung einer Badsanierung.

Zum Stichtag ist der Auftrag noch offen. Die Aufgabenübersicht enthält bereits geprüfte Arbeiten, während für die nächsten Schritte eine Lieferauskunft und ein Prüfvermerk fehlen. Der Bericht behält deshalb den vereinbarten Endtermin bei und stellt die bedingte Prognose daneben. ^[a]

Sechs Aufgaben zum Stichtag

Erledigt im Berichtszeitraum: Leitungsinstallation am 08.10.2026, mit fiktivem Prüfprotokoll und aktualisiertem Plan. Der Rückbau vom 06.10. ist ein bereits früher erledigter Arbeitsschritt und erscheint nur im Gesamtstand.

Gesamtstand am Stichtag: 2 von 6 vereinbarten Aufgaben erledigt; 1 in Prüfung, 1 wartet, 2 geplant. Die Summe ist 6. Die Zählung zeigt den Aufgabenstand. ^[a]

Fakt und Terminprognose

Innerhalb des Musters steht fest, dass sich die Lieferung verzögert: Die fiktive Lieferinformation vom 12.10. besagt, dass der ursprüngliche Liefertermin 13.10. nicht eingehalten wird. Damit ist der geplante Fliesenbeginn am 14.10. gefährdet. ^[a]

Der Lieferant nennt unverbindlich den 15.10. als möglichen Ersatztermin. Für den Bericht ist das eine unbestätigte Prognose. Falls Lieferung und Prüfung rechtzeitig bestätigt werden, ist ein Fliesenbeginn am 16.10. vorgesehen; daraus ergibt sich im Muster die bedingte Endterminprognose 23.10. ^[a]

Offen bleibt, ob die Lieferung am 15.10. tatsächlich erfolgt und ob die Voraussetzungen für die Folgeschritte rechtzeitig vorliegen. Die Auftragsverantwortliche holt bis 13.10., 12:00 Uhr, eine verbindliche Lieferauskunft ein. Gibt der Lieferant eine andere Auskunft, prüft sie den Zeitplan erneut. Ein neuer Endtermin ist bisher nicht bestätigt. ^[a]

Entscheidungen und nächste Schritte im Muster

Die offenen Punkte aus der Übersicht lassen sich als kurze Arbeitsliste weiterführen. Ein ausstehendes Ergebnis bleibt dabei offen, bis die zuständige Person eine entsprechende Rückmeldung gegeben hat. ^[a]

• Lieferung klären: Auftragsverantwortliche; bis 13.10.2026, 12:00 Uhr. Ergebnis im nächsten Bericht festhalten.

• Prüfvermerk ergänzen: Zuständiges Gewerk; bis 13.10.2026, 15:00 Uhr. Ein ausstehendes Prüfergebnis bleibt offen.

• Fugenfarbe bestätigen: Auftraggeber; Rückmeldung bis 13.10.2026, 12:00 Uhr erbeten. Die Auftragsverantwortliche klärt, ob eine ausbleibende Entscheidung den Folgeschritt zusätzlich behindert.

• Termine neu abstimmen: Auftragsverantwortliche; nach Lieferauskunft und Prüfvermerk, Update am 13.10.2026, 16:00 Uhr.

• Zusatzwunsch prüfen: Handtuchheizkörper am 09.10. angefragt, noch nicht freigegeben. Die Auftragsverantwortliche bereitet bis 14.10., 12:00 Uhr, eine Entscheidung zu Umfang und Terminfolgen vor. Die Zusatzleistung ist nicht Teil der 6 vereinbarten Aufgaben und nicht in deren Zählung enthalten.

Geplant, passiert oder geschätzt?

Im Bericht erfüllen Plan und Ist unterschiedliche Aufgaben. Der Plan hält fest, was vereinbart war. Das Ist beschreibt, was nachweislich passiert ist. Die Prognose richtet den Blick auf den weiteren Verlauf und bleibt eine Schätzung mit benannten Voraussetzungen. Diese Begriffe gelten auch dann, wenn in allen drei Spalten ein Datum steht. ^[b]

Im Muster bleiben der geplante Fliesenbeginn 14.10. und der vereinbarte Endtermin 21.10. sichtbar. Daneben stehen die bedingten Prognosen. Würde der neue Vorschlag den ursprünglichen Plan einfach überschreiben, wäre die Veränderung später schwerer nachzuvollziehen. Ein bestätigter neuer Termin braucht deshalb im Bericht das Datum der Bestätigung und den Bezug zur Entscheidung. ^[a]

Und wenn zusätzliche Arbeiten vereinbart werden, ändert sich die Grundlage der Aufgabenübersicht. Eine neue Planversion hält diese Änderung fest. Bei einem späteren „3 von 7“ ist dann erkennbar, warum mehr Aufgaben gezählt werden. Ein „2 von 6“ mit anderem Umfang wäre kein unveränderter Vergleichswert. ^[a]

Dasselbe gilt für einen Fortschrittsbalken: Seine Aussage hängt davon ab, was er zählt. Eine erledigte Aufgabe kann erheblich mehr Aufwand enthalten als eine andere. Die Anzahl der Aufgaben, ausgeführte Mengen und geprüfte Arbeitsschritte sind deshalb unterschiedliche Angaben. Die gewählte Grundlage gehört neben die Anzeige. ^[b]

So halten Sie den Bericht aktuell

Ein vereinbarter Rhythmus macht deutlich, wann die nächste Ausgabe vorliegt. Für einen laufenden Auftrag kann das etwa ein wöchentliches Update sein. Entsteht vorher eine kritische Verzögerung, braucht die betroffene Person die Information schon dann, wenn eine Entscheidung ansteht. Der normale Berichtstermin bleibt davon getrennt. ^[b]

Für die Aktualisierung lässt sich derselbe kurze Ablauf wiederverwenden:

1. Stichtag setzen: Version und Zeitraum eintragen; die letzte Ausgabe als Vergleich behalten.

2. Informationen prüfen: Rückmeldungen der zuständigen Personen mit passenden Fotos, Prüfnotizen, Protokollen oder Lieferinformationen abgleichen.

3. Status aktualisieren: Nur nach den festgelegten Kriterien auf „Erledigt“ setzen. Fehlende Informationen ausdrücklich als offen markieren.

4. Abweichungen erklären: Betroffene Meilensteine, also wichtige Zwischenziele, die nächste Aufgabe und bedingte Termine nennen.

5. Verantwortliche festlegen: Zu jedem offenen Punkt festhalten, wer ihn bis wann klärt.

6. Bericht prüfen und verteilen: Aufgaben zählen, Zeitraum kontrollieren, Empfänger prüfen und die Version unter Auftrags-ID und Datum ablegen.

Ein Foto hält den sichtbaren Zustand fest. Ob das für einen Arbeitsschritt als Nachweis ausreicht, hängt von der vereinbarten Prüfung ab. In der Spalte „Nachweis“ kann deshalb ebenso ein Verweis auf ein Prüfprotokoll oder auf die noch fehlende Unterlage stehen. ^[b]

Status, Fortschritt und Änderungen

Für diese Vorlage lässt sich zwischen zwei Fragen unterscheiden. Der Status beschreibt den Stand am Stichtag mit Hindernissen und offenen Entscheidungen. Beim Fortschritt geht es darum, was sich gegenüber dem Plan oder dem letzten Bericht verändert hat. Beides kann in derselben kurzen Übersicht stehen, solange der Berichtszeitraum und der frühere Vergleichsstand erkennbar bleiben. ^[b]

PM² ist eine Projektmanagement-Methode der Europäischen Kommission, die Organisationen und Teams an ihre Bedürfnisse anpassen können. Das beschreibt die Einführung zur PM²-Methodik. ^[2] Die PM²-Artefakte der Europäischen Kommission führen Project Status Report und Project Progress Report als getrennte Vorlagen auf. Für Änderungswünsche gibt es eine Change Request Form, für die Abnahme von Ergebnissen eine Deliverables Acceptance Checklist. ^[3]

Die Kurzvorlage hier greift diese Trennung für die laufende Auftragsübersicht auf. Sie ist eine eigene Arbeitshilfe für einen Handwerksauftrag. Die Entscheidung über eine Änderung und eine vereinbarte Übergabe oder Abnahme bleiben darin gesonderte Vorgänge mit eigenen Belegen. ^[b]

Arbeitsnotiz, Statusbericht oder Kundenübersicht?

Eine Tagesnotiz kann den Hinweis auf eine verspätete Lieferung enthalten. Der Statusbericht setzt diese Information zum weiteren Auftrag in Beziehung. Die Kundenübersicht wiederum ordnet den Auftrag dem passenden Kunden zu. So hat jede Unterlage eine eigene Aufgabe. ^[a]

Für die Kundenübersicht kann auch ein CRM-System zum Einsatz kommen, also Software zur Verwaltung von Kundeninformationen und Kundenbeziehungen. ^[4] Welche Funktionen Ihr vorhandenes System bietet, hängt vom eingesetzten Produkt ab. Die Vorlage setzt keine automatische Berichtsfunktion voraus; sie kann als eigenständiges Dokument beim Auftrag liegen. ^[b]

Notizen und Fotos liefern einzelne Angaben, aus denen der Bericht den Gesamtstand zusammenstellt. Für die Verbindung von Kunden und Aufträgen erklärt die Kundenübersicht ein passendes Vorgehen. Der Einstieg in den ersten Statusbericht bleibt überschaubar: Ein laufender Auftrag und sein Stichtag bilden den Rahmen. Der bestätigte Umfang gibt die Aufgaben vor; vorhandene Nachweise und offene Voraussetzungen ergeben den aktuellen Stand. Am Ende sind die nächsten Zuständigkeiten und der Termin des nächsten Updates erkennbar. ^[b]

Passende Vorlagen

• Auftragsformular: bestätigte Version, Objekt und Änderungswunsch dokumentieren.

• Kundendatenbank in Excel: Kunden und einzelne Vorgänge getrennt verknüpfen.

Quellen und Stand

Quellen geprüft am 16.10.2026. Die Berichtsvorlage und der vollständig fiktive Badsanierungsfall sind eigene redaktionelle Arbeitshilfen.

Quellenstand der bisherigen Fassung vom 16.10.2026; redaktionell überarbeitet am 17.10.2026. Die Ziffern führen zu den Quellen; die Buchstaben erläutern redaktionelle Beispiele oder Empfehlungen. Die Einordnung nennt jeweils, was eine Quelle belegt.

[b] Praktische Empfehlungen. Die vorgeschlagenen Abläufe und Entscheidungshilfen sind redaktionelle Anwendungen der genannten Grundlagen. Ihre konkrete Wirkung auf Anfragen oder Aufträge wurde hier nicht gemessen.

[a] Redaktionelle Beispiele. Als Muster oder fiktiv bezeichnete Inhalte veranschaulichen mögliche Situationen. Sie sind keine echten Kundenfälle und kein Nachweis einer gemessenen Wirkung.

Quellennachweise und Einordnung (4 Quellen)

1. Introduction to PM²: Project Reporting und Information Distribution — Europäische Kommission, Centre of Excellence in PM²

   Die Schulungsfolien von 2018 erläutern Zweck und Empfängerbezug der Projektberichterstattung. Sie belegen weder Bauabläufe noch rechtliche Wirkungen eines Handwerksberichts. Gelesen wurden die genannten Abschnitte, nicht sämtliche Folien oder der vollständige aktuelle PM² Guide. Geprüft: 2026-10-16.

2. PM² Project Management — Europäische Kommission, Directorate-General for Digital Services

   Die offizielle Übersicht beschreibt PM² als anpassbare Projektmanagement-Methode. Daraus folgt keine österreichische Pflichtform und keine fachliche Eignungsbestätigung der eigenen Kurzvorlage. Es werden keine Erfolgsversprechen aus der Seite übernommen. Geprüft: 2026-10-16.

3. PM² Artefacts — Europäische Kommission, Directorate-General for Digital Services

   Die gelesene HTML-Seite führt die genannten Berichts-, Änderungs- und Annahmevorlagen getrennt auf. Der vollständige Artefakte-PDF wurde wegen des Größenlimits des Web-Readers nicht gelesen. Die Aufzählung belegt keine rechtlichen Abnahmewirkungen und keine vorgeschriebenen Felder der eigenen Vorlage. Geprüft: 2026-10-16.

4. What is CRM (customer relationship management)? — Microsoft

   Nur für die kurze Begriffsdefinition von CRM-Software als Unterstützung der Kundenverwaltung und Kundenbeziehungen verwendet. Die Herstellerseite ist keine unabhängige Nutzenstudie; konkrete Funktionen, Automatisierung und Produkteignung werden hier nicht behauptet oder empfohlen. Geprüft: 2026-10-16.